WAAROM TIJDREGISTRATIE Dit is een vraag die niet eenduidig te beantwoorden is. In de praktijk komen vele verschillende argumenten voor. Wat voor de ene organisatie een reden is om tot tijdregistratie over te gaan kan voor een andere organisatie de reden zijn om het juist niet in te voeren.

Met de volgende definities kan dit worden samengevat: Loonkosten kosten zijn meestal de grootste kosten binnen de organisatie. Vaak zijn dit de kosten waar het minste inzicht in is. Tijd is een gevoelige factor.
De meest gestelde vragen bij HR gaan over tijd:

• hoeveel verlof heb ik nog,
• heb ik nog compensatie uren,
• is het overwerk wel goed berekend?

In alle contracten staat het aantal te werken uren en het verlofrecht per jaar. Met tijdregistratie kunnen deze uren objectief worden geregistreerd en getotaliseerd. Voor een correcte verloning is een goede registratie nodig.
Met tijdregistratie worden de personeelskosten inzichtelijk gemaakt en leveren daarbij de gewenste managementgegevens op. De kosten kunnen geregistreerd en gemanaged worden naar kostenplaats en loonkosten. Waarom tijdregistratie 10
Voorbeeld: Een accountant merkte het volgende op: Alle kosten kan ik keurig in de boeken terugvinden, maar van de betaalde overuren kan ik geen verantwoording terugvinden. Voor dit bedrijf een reden om tijdregistratie aan te schaffen.
Veel bedrijven werken op basis van vertrouwen. Maar de menselijke geest is niet altijd objectief en interpreteert sommige zaken vaak verkeerd. Met tijdregistratie wordt de aan- en afwezigheid neutraal vastgelegd en kunnen beoordelingen objectief worden gedaan. Hierdoor ontstaat vertrouwen bij zowel werkgever als werknemer.
Voorbeeld: Een directeur komt om tien uur aan bij zijn bedrijf, gelijk met hem komt ook één van de medewerkers aanlopen. De medewerker houdt keurig de deur open voor zijn baas. De directeur denkt Die is ook laat en de medewerker denkt Dat is de directeur. Twee weken later komen beiden weer rond tien uur tegelijk aan; hetzelfde ritueel. Maar nu speelt een andere gedachte door het hoofd van de directeur: Die medewerker is wel vaak te laat en mogelijk zullen de promotiekansen van die medewerker hierdoor afnemen. 

​Jaarlijkse vakantie: waarom een afrekening in de maand december
Als werkgever moet u erop toezien dat uw werknemers hun wettelijk vakantiedagen vóór het einde van het jaar kunnen opnemen.
Het is mogelijk dat een bediende in de onmogelijkheid is al zijn wettelijke vakantiedagen vóór het einde van het jaar op te nemen (bijvoorbeeld ziekte, ongeval of moederschapsverlof die voortduren tot einde december) of wegens vermindering van zijn arbeidstijd tijdens het vakantiejaar.   
In deze omstandigheden bent u verplicht hem tegen het einde van het jaar het enkel vakantiegeld te betalen voor de dagen die hij niet heeft genomen. Hij heeft ook recht op dubbel vakantiegeld als hij dit niet tegelijk met de andere bedienden heeft ontvangen (meestal in mei of juni).
Vermindering van de arbeidsregeling
Wanneer een bediende bij dezelfde werkgever het gemiddeld aantal gewerkte uren per week vermindert, moet deze werkgever, in de maand december van het jaar waarin deze vermindering aanvangt, overgaan tot betaling van het vakantiegeld alsof de bediende de onderneming zou verlaten.
Welke gewijzigde omstandigheden worden hier bedoeld?

• Een vrijwillige deeltijdse tewerkstelling;
• Een deeltijds tijdskrediet;
• Een deeltijds thematisch verlof;
• Een deeltijdse werkhervatting na volledige arbeidsongeschiktheid.

In de maand december van het vakantiejaar waarin de vermindering van de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur plaatsvindt, moet een afrekening van de rechten met betrekking tot de  niet-genomen vakantiedagen plaatshebben op basis van het vorige vakantiedienstjaar.
In het volgende vakantiejaar zal de bediende vakantie nemen en vakantiegeld ontvangen in het verminderde stelsel waarin hij op dat ogenblik werkt. Het niet-ontvangen vakantiegeld zal op het einde van dat vakantiejaar worden afgerekend.
De berekening (in december) tijdens de twee opeenvolgende jaren gebeurt concreet als volgt:

• Enkel vakantiegeld gelijk aan 7,67% van het verdiende brutoloon bij de werkgever  tijdens het vorige jaar, eventueel verhoogd met het fictief loon voor de dagen arbeidsonderbreking die met normale arbeidsdagen gelijkgesteld zijn (= enkel vakantiegeld van het vorige vakantiedienstjaar), verminderd met het enkel vakantiegeld dat tijdens het lopend vakantiejaar al werd uitbetaald ;
• Dubbel vakantiegeld gelijk aan 7,67% van het verdiende brutoloon bij de werkgever  tijdens het vorige jaar, eventueel verhoogd met het fictief loon voor de dagen arbeidsonderbreking die met normale arbeidsdagen gelijkgesteld zijn (= dubbel vakantiegeld van het vorige vakantiedienstjaar), verminderd met het dubbel vakantiegeld dat tijdens het lopend vakantiejaar al werd uitbetaald.

Het saldo van deze twee bewerkingen vormt het vakantiegeld dat het verlies aan vakantie voor het lopende jaar compenseert.

Deze afrekening moet niet plaatshebben wanneer het vakantiegeld werd betaald en de volledige vakantie werd genomen vóór de vermindering van de arbeidsregeling. In dat geval is er voor de werknemer immers geen verlies in termen van dubbel vakantiegeld of vakantiedagen.

Als de hoofdvakantie werd genomen en het dubbel vakantiegeld werd betaald vóór de vermindering van de arbeidsduur, moet de afrekening alleen voor het enkel vakantiegeld worden gemaakt.

Onmogelijkheid vakantie te nemen wegens overmacht
Wanneer de bediende in de onmogelijkheid verkeert zijn vakantie geheel of gedeeltelijk te nemen vóór het einde van het jaar wegens overmacht (bijvoorbeeld langdurige ziekte) of wegens een volledige schorsing van de overeenkomst andere dan tijdskrediet, loopbaanonderbreking of oproeping onder de wapens (bijvoorbeeld verlof zonder wedde, moederschapsverlof, ...), moet de werkgever uiterlijk op 31 december van het vakantiejaar volgend vakantiegeld aan de bediende betalen:
Het enkel vakantiegeld voor de nog niet genomen dagen, op basis van het loon van de maand december;
Het dubbel vakantiegeld als dit nog niet werd betaald, op basis van het loon van de maand december.
Voorbeeld: een bediende met een bruto maandloon van 2.500 EUR is langdurig arbeidsongeschikt vanaf 1 juli 2019. In 2019 nam hij al 5 van de 20 vakantiedagen waarop hij recht heeft op basis van zijn prestaties van het jaar 2019 (arbeidsregeling van 5 dagen per week).
In december 2019 moet zijn werkgever hem volgend vakantiegeld betalen:

• Het enkel vakantiegeld voor de niet-genomen vakantiedagen: 2.500 EUR x 3/13 x 1/5 x  15 = 1.730,77 EUR;
• Het nog niet betaald dubbel vakantiegeld: 2 500 EUR x 92 % = 2.300 EUR.

Wat gebeurt er met de uitkering van de mutualiteit van werknemers die hun wettelijke vakantiedagen niet hebben uitgeput?
Zowel voor arbeiders als bedienden worden de niet-genomen vakantiedagen verrekend op hun arbeidsongeschiktheidsuitkering ten laste van de ziekte- en invaliditeitsverzekering.
Voor bedienden wordt het bedrag dat overeenstemt met het saldo van niet-genomen vakantiedagen  automatisch in mindering gebracht van de uitkering die voor de maand december wordt betaald.
Voorbeeld: de bediende met een saldo van 12 vakantiedagen krijgt slechts voor 11 van de 23 werkdagen van december een ziekte-uitkering.
Arbeiders kunnen daarentegen een andere maand kiezen door op het vakantieattest van de mutualiteit de maand te vermelden waarop het vakantiesaldo moet worden verrekend. Ze kunnen deze verrekening ook over verschillende maanden spreiden maar over het algemeen wordt het saldo op de maand december verrekend.
Opgelet: dit cumulatie verbod geldt niet voor arbeidsongeschiktheidsuitkeringen die worden betaald voor een arbeidsongeschiktheid wegens arbeidsongeval of beroepsziekte.
Bron: Group-S

Is er binnen je onderneming nood aan flexibele arbeidstijden, maar deins je terug voor de wettelijke spelregels? Van telewerk en deeltijds werken tot flexibele uurroosters, variabele uurregelingen en ploegenarbeid: we doen 5 manieren uit de doeken om flexibel te werken binnen de juridische krijtlijnen.

1. Vang piek- en dalmomenten op met flexibele uurroosters
Dankzij de zogeheten ‘kleine flexibiliteit’ kun je flexibele uurroosters toevoegen aan je arbeidsreglement, waarbij de arbeidsduur maximaal over één jaar wordt gespreid. Bij piek- en dalmomenten kun je overschakelen op deze alternatieve roosters, met respectievelijk meer of minder werkuren.

Dit is vooral interessant voor ondernemingen met seizoensgebonden arbeid, van wintersport winkels en beursstand bouwers tot ijsverkopers en horecazaken aan de Belgische kust.

Wat je zeker moet weten
Enkele zaken om rekening mee te houden bij flexibele uurroosters:

• de wekelijkse arbeidsduur mag maximaal schommelen tussen 5 uur boven en 5 uur onder de normale wekelijkse arbeidsduur.
• de wekelijkse grens is 45 werkuren.
• de dagelijkse arbeidsduur mag maximaal 2 uur boven en 2 uur onder de normale dagelijkse arbeidsduur liggen.
• de daggrens ligt op 9 werkuren.

2. Voer ploegenarbeid in om overuren te vermijden
Wordt er in je sector bij wijze van spreken de klok rond gewerkt? Maar wil je vermijden dat je medewerkers overuren bij de vleet kloppen? Dan biedt ploegenarbeid een oplossing. Zo kan de arbeidsduur worden verlengd tot 11 uur per dag en 50 uur per week.

Wat je zeker moet weten
Aan ploegenarbeid zijn een aantal wettelijke voorwaarden verbonden, zoals:

• minimum twee ploegen;
• minstens twee werknemers per ploeg;
• de shiften moeten elkaar opvolgen;
• de dagtaak mag hoogstens voor de helft

En vergeet niet om alle uurroosters in het arbeidsreglement op te nemen.

3. Stem werkdruk en -tijd op elkaar af met variabele uurregelingen
In samenspraak met je medewerkers kun je de arbeidstijden van week tot week – of zelfs van dag tot dag – aanpassen aan de werkdruk. Zo laat een volledig variabele uurregeling grote schommelingen in arbeidsduur toe.

Wat je zeker moeten weten
Bij variabele uurregeling komt wat papierwerk en administratie kijken, zoals wekelijks uurroosters uithangen en afwijkingsregisters bijhouden. En let op: een volledig variabele uurregeling is wettelijk alleen voorzien voor deeltijdse medewerkers. Voor voltijdse werkkrachten is ze mogelijk in specifieke paritaire comités, zoals in de horeca, de socio culturele sector enzovoort.

4. Geef je medewerkers de mogelijkheid om thuis te werken
Telewerk staat ongetwijfeld bovenaan het flexwerk-verlanglijstje van heel wat werknemers. Zo verliezen ze geen tijd in de file of kunnen ze werk en privé beter op elkaar afstemmen (bijvoorbeeld de kinderen brengen naar of afhalen aan school). Ook voor je bedrijf zijn er voordelen aan verbonden. Niet alleen kan het bijdragen aan het engagement van je medewerkers, je hebt bijvoorbeeld ook minder kantoorruimte nodig.
Overweeg je om thuiswerk in te voeren? Start dan door geïnteresseerde medewerkers één dag per week thuis te laten werken. Na evaluatie kun je thuiswerk al dan niet verder uitbouwen binnen je bedrijf.

Wat je zeker moet weten
Grootmoeders leuze ‘goede afspraken maken goede vrienden’ is bij thuiswerk cruciaal. Zo zet je het best op papier:

• welk soort werk in aanmerking komt voor thuiswerk
• welke voorwaarden er zijn (zoals het maximum aantal dagen per maand, of situaties waarin het echt niet kan)
• welke werkinstrumenten je ervoor ter beschikking stelt
• of werknemers al dan niet een kostenvergoeding kunnen krijgen om een thuiskantoor in te richten
• dat je het recht hebt om thuiswerk stop te zetten bij het niet-naleven van afspraken.

5. Help je medewerkers privé en werk beter te combineren met deeltijds werk

Door deeltijds te werken, kunnen je werknemers hun loopbaan beter afstemmen op hun levensloop. Maar ook je bedrijf kan er soms baat bij hebben. Zo liggen de loonkosten van twee deeltijdse werkkrachten in bepaalde gevallen lager dan die van één voltijdse. En je kunt de expertise binnen je bedrijf makkelijker spreiden over verschillende mensen.

Wat je zeker moet weten
Deeltijdse arbeid brengt verschillende formaliteiten met zich mee. Van minimumgrenzen voor de arbeidsduur tot uurroosters bekendmaken en de afwijkingen registreren. Goed opletten dus, zeker omdat de sociale inspectie dit standaard op haar checklist heeft staan.
Flexibel werken biedt kansen voor werknemer én werkgever, zoveel is duidelijk. Maar naast flexibele werkstructuren zijn er nog andere manieren om je werknemers te belonen voor hun harde werk en tegelijk de loonkosten onder controle te houden. Zo kan je bijvoorbeeld een fiscale win-win maken van overuren uitbetalen.

Deeltijds werken of parttime werken: veel tweeverdieners kiezen voor een halftijdse job als ze hun kinderwens in vervulling zien gaan. Toch trekt deeltijds werken ook steeds meer mensen zonder kinderen aan. Veel mensen die parttime werken weten dat ze daardoor aan loon inboeten, maar velen vergeten dat een deeltijdse job ook op lange termijn gevolgen heeft. Denk hierbij bijvoorbeeld aan je pensioen. Wij lijsten daarom de belangrijkste zaken op.

Deeltijds werken maakt opmars. Alsmaar meer werknemers beslissen er zelfs op jonge leeftijd al voor hun fulltime job in te ruilen voor een parttime job. Daar zijn meerdere voordelen aan verbonden, maar de medaille heeft ook een keerzijde. Voor je beslist om je job deeltijds uit te oefenen, weeg je maar beter de pro’s en contra’s even af.
Enkele cijfers
Zo’n 27% van de Belgen werkt deeltijds. Voorlopig zijn het nog steeds vooral vrouwen die deeltijds werk zoeken (44,4%). Hun mannelijke tegenhangers kiezen er minder vaak voor om deeltijds aan de slag te gaan (10,6%). (FOD Economie, 2016)
De regels op een rij
We spreken van parttime werken wanneer je als werknemer op regelmatige en vrijwillige basis gedurende een periode minder werkt dan voltijds. Occasionele-, tijdelijke- en seizoensarbeid vallen hier dus niet onder. Daarnaast moet de wekelijkse arbeidsduur van een deeltijdse werknemer minimaal gelijk zijn aan 1/3 van de wekelijkse voltijdse arbeidsduur. In een onderneming waar de fulltime medewerkers 38 uur per week presteren, moet de parttimer dus minstens 12 uur en 40 minuten werken.
Ten slotte is er nog de 3-uren-regel. Als je deeltijds werkt, mag je werkperiode niet korter zijn dan 3 uur. Een werkperiode is geen synoniem voor 'werkdag'. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat je  ’s morgens en ’s avonds moet werken. Beide periodes moet je dan minimaal 3 uur presteren.
Wet Werkbaar en Wendbaar Werk zorgt voor enkele wijzigingen
Met de nieuwe wet rond Werkbaar en Wendbaar Werk van minister Kris Peeters veranderen er ook een aantal regels. Zo moet je werkgever niet langer alle mogelijke deeltijdse arbeidsregelingen en uurroosters in je contract oplijsten. De volgende zaken moet je werkgever wel opnemen:

• op welk tijdstip de werkdag ten vroegste start en ten laatste eindigt;
• op welke dagen van de week je kan werken;
• de minimale en maximale dagelijkse en wekelijkse arbeidsduur;
• hoe en wanneer je op de hoogte wordt gebracht van je werkroosters.

Je moet nog steeds minstens 5 dagen op voorhand je uurrooster ontvangen, via een papieren document, een bericht op het intranet of per mail. Deze termijn kan enkel gewijzigd worden in een sectorale cao.
Kan je werkgever je plots dwingen om deeltijds te werken?
Je werkgever kan je arbeidsregime niet eenzijdig permanent wijzigen. Doet hij dat toch, dan kan de arbeidsrechtbank dit zien als een stilzwijgend – impliciet – ontslag. Dit geeft je recht op een verbrekingsvergoeding. Als werknemer kies je dus zelf of je al dan niet deeltijds werkt.
Daarnaast kan een tijdelijke overschakeling op deeltijds werken wel:

• Ben je arbeider en kan je werkgever je huidige arbeidsritme tijdelijk niet handhaven door economische moeilijkheden, dan kan hij tijdelijke werkloosheid ingevolge werkgebrek invoeren. Je blijft dan wel gewoon in dienst. Voor de uren die je niet werkt, krijg je een uitkering van de RVA.

De economische moeilijkheden moeten wel het gevolg zijn van een tijdelijk ongunstig economisch klimaat. Als werknemers voortdurend tijdelijk werkloos worden gesteld, kan de RVA beslissen dat de werkloosheid een structureel karakter heeft en vanaf een bepaalde datum de tijdelijke werkloosheid niet meer of slechts in beperkte mate aanvaarden.

• Werk je als bediende, dan is er een extra voorwaarde. Enkel als er een gebrek aan werk is door economische moeilijkheden en als het bedrijf waar je werkt een cao of ondernemingsplan heeft getekend, kan je werkgever tijdelijke werkloosheid invoeren. Bij gebrek aan een sectorale cao kan de onderneming zelf het initiatief nemen en onderhandelingen opstarten met de vakbonden.

Wat met overuren?
Of je als parttime werknemer extra uren mag kloppen en onder welke voorwaarden dat zou kunnen, ligt vast in je sectorale cao. Als er geen regels zijn afgesproken, mag je overuren presteren. Er geldt nog steeds dat je totale arbeidsduur nooit hoger mag liggen dan die van een voltijdse werknemer. Je werkgever kan je ook nooit zomaar verplichten om die extra uren te werken, je moet hiermee eerst instemmen.
Als je gedurende 3 maanden gemiddeld 1 uur per week meer werkt dan je vooraf bepaalde arbeidsduur (dat komt neer op zo’n 20% per kwartaal), dan heb je als werknemer het recht om:

• je arbeidsovereenkomst te laten herzien, of
• inhaalrust – in de volksmond ‘recup’ – te vragen.

Die moet je binnen de eerste 13 weken van het volgende kwartaal opnemen. Wanneer je die overuren opneemt, gebeurt in overleg met je werkgever.  
Impact op je loon en pensioen
Voor een deeltijdse job ontvang je hetzelfde uurloon als een collega die voltijds werkt. Ook je vakantiegeld is in verhouding met je gewerkte arbeidsduur. Dat je loon vermindert wanneer je overstapt op deeltijds werken, weet je van tevoren. Maar minder werken heeft ook gevolgen voor je wettelijke pensioen. Wie voor een lange periode deeltijds gewerkt heeft, zal het moeten stellen met een bescheidener bedrag.
Let op: 2 deeltijdse banen combineren kan fiscaal ook nadeliger uitvallen dan 1 fulltime job. 
Hoeveel verlofdagen heb je?
Voor wie deeltijds werkt, wordt het aantal vakantiedagen pro rata berekend. Als je 4/5 werkt en het vorige jaar een volledig jaar in dienst was, zal je in totaal 16 dagen vakantie hebben. Werk je maar 50%, dan heb je recht op 10 à 12 dagen, ongeveer de helft van het aantal verlofdagen van een voltijdse werknemer. Daarnaast heb je sowieso nog recht op 10 wettelijke feestdagen. 
Deeltijdse werknemers die overschakelen naar een hoger aantal uren of die voltijds gaan werken, hebben sinds 1 januari 2013 recht op aanvullende vakantie – ook wel Europese vakantie genoemd. Hetzelfde geldt voor werknemers die na een periode van gedeeltelijk ouderschapsverlof terug voltijds gaan werken.
Wanneer kan je 4/5 werken?
Wil je wat meer tijd voor het gezin, dan kan je er bijvoorbeeld voor kiezen om 4/5 te werken. Werkte je de 12 maanden vóór de schriftelijke aanvraag voltijds bij je werkgever, dan heb je recht op 1/5 tijdskrediet. Dat kan zonder motief. Is dat niet het geval, dan kan je eventueel 1 dag per week onbetaald verlof nemen. Maar dat is minder interessant: je kan er dan niet voor kiezen om het volgende jaar meteen over te schakelen op het 1/5 tijdskrediet.
Voor je pensioen, verlofdagen, vakantiegeld en eindejaarspremie maakt het niet zoveel uit of je kiest voor 1/5 tijdskrediet of een voltijdse baan waarbij je 1 dag per week onbetaald vrijaf neemt. Voor je recht op werkloosheidsuitkering is het fulltime contract wel het voordeligst. Dan zal je vergoeding hoger zijn.
Bron: vacature.com